Les rôles délégués nous viennent d’Alain Cardon, coach exécutif et coach systémique d’équipes. Le principe consiste à déléguer les responsabilités inhérentes aux réunions de groupe en les répartissant entre différents “rôles”.
Ces rôles permettent de mobiliser pleinement chacun des membres d’une réunion et d’éviter le cumul : organiser la réunion, la conduire, l’animer, prendre les notes, prendre des décisions…
Adaptée à une équipe de taille moyenne qui se réunit régulièrement, cette méthode favorise la co-responsabilité et la dynamique d’équipe tout en développant efficience et meilleure gestion du temps.
Vous présentez les rôles à déléguer et vous vous assurez qu’ils sont compris par tous
Vous demandez aux participants qui souhaite endosser quel rôle. Ex. : un manager peut se porter volontaire pour endosser le rôle de gardien du sens et/ou du cadre
Certains rôles interviennent à des moments précis de la réunion, il est important de conserver un temps même court pour leur permettre d’intervenir.
Facilitateur-rice
propose un processus de travail, l’anime et l’ajuste au besoin
Pousse-décision
amène le groupe à décider, à passer à l’action avant de changer de sujet
prend en note les décisions prises (et éventuellement le contenu des échanges)
Cadenceur-euse
interpelle le groupe à intervalle régulier (ex : à mi parcours, 30’ et 10’) et avant la fin pour que le groupe est une bonne conscience du temps qui passe et garde la bonne cadence pour chaque séquence de travail
Coach
s’assure du respect des processus, des rôles et des règles de fonctionnement du groupe (en soutien au facilitateur)
signale au groupe ce qu’il constate à titre informatif.
fait un feedback sur le fond, le déroulé de la réunion et la dynamique du groupe dans les 5 dernières minutes
Au-delà de ces quatre fonctions, d’autres rôles peuvent être délégués selon les besoins du groupe :
l’hôte (dans le cadre de réunions qui se tiennent chaque fois dans des lieux distincts),
le technicien ou la technicienne (dans le cas d’utilisation d’équipements complexes) ou encore
le ou la scribe (en soutien à la facilitation dans le cas où il y ait beaucoup de contenu à prendre en note).
Toutes les personnes qui ont un rôle délégué sont aussi des participants à part entière. Néanmoins, le facilitateur doit, lui, spécifier expressément qu’il parle en tant que participant car en contribuant à la conversation, il sort temporairement de son rôle de facilitateur.
L’utilisation des rôles délégués est adaptée aux réunions qui sont centrées sur des décisions à prendre. Dans le cas d’une réunion d’information ou de consultation, les rôles délégués n’apportent aucun bénéfice, voire alourdissent la réunion en question.
Il est possible de tenir un ou plusieurs rôles pendant une rencontre ou bien sur toute une période, si le contexte s’y prête. Ex.: Etienne est scribe pendant 1 mois, Layla facilitatrice et pousse-décision d’une session, etc.