Le processus d’avis ou advice process est un mode de consultation qui permet à une ou plusieurs personnes de prendre une décision qui s’applique à un collectif plus grand si :
elles ont écouté le conseil de personnes concernées par la question
elles ont écouté le conseil d’experts du sujet
L’avantage de ce procédé est d’encourager l’initiative individuelle tout en prenant en compte le collectif. Il empêche de bloquer une décision, assure l’agilité et la rapidité d’action tout en développant l’humilité.
La clé de la réussite du processus réside avant tout dans l’état d’esprit et la logique adoptés : une décision “collaborative” qui respecte le principe de subsidiarité, se base sur la confiance en ceux qui prennent les décisions finales et recherche le consentement plutôt que le consensus.
Pratiquer le processus d’avis suppose que vous ayez la conviction que les individus qui composent votre équipe et votre organisation sont des adultes :
Responsables qui doivent être traités comme tels
Soucieux de faire ce qu’il faut pour l’entreprise
Capables d’apporter des idées et des perspectives
Capables de prendre des décisions
Capables d’apprendre et de relever des défis
La posture d’écoute et d’ouverture du décideur comme des personnes consultées sont des ingrédients indispensables d’un processus d’avis réussi.
Vous identifiez un problème, un besoin ou une idée de changement impliquant une décision.
Avant de vous lancer dans le processus d’avis en tant que tel, vous validez ou non l’intérêt de ce sujet en interrogeant vos collègues pour savoir si quelqu’un-e y travaille déjà, si des initiatives ont été menées par le passé, avec quels résultats, etc. C’est également le moment de rassembler la documentation existante.
Vous approfondissez le sujet pour vous forger une première conviction quant à la décision à prendre.
Vous identifiez les personnes à consulter, vous les contactez et leur demandez leur avis sur la décision que vous pensez prendre en précisant que votre question s’inscrit dans le cadre du processus d’avis.
Vous prenez la décision et en informez toutes les parties prenantes.
Communiquer sur la décision et la façon dont elle a été prise participe à un effort de pédagogie qui accroît ses chances d’être respectée.
Après une analyse minutieuse, vous optez pour la solution que vous jugez la plus adaptée, même si cela implique d’aller à l’encontre de l’avis de certaines des personnes consultées.
La consultation peut se faire sous différentes formes et mêler des échanges informels (en ligne ou en présentiel), des interviews ou encore des sondages. Des outils en ligne peuvent permettre de consulter un large panel de personnes.
Si la décision fait débat, un petit groupe peut être constitué pour l’approfondir avant de relancer le processus d’avis.
Il est également possible de proposer à une tierce personne de porter le processus d’avis sur un sujet que vous avez identifié si vous estimez qu’elle est plus qualifiée pour le faire.
Si la pratique du processus d’avis se retrouve surtout dans des organisations fonctionnant de manière horizontale, certaines ont recours au processus d’avis tout en conservant une hiérarchie. Elles peuvent alors intégrer au procédé l’obligation de consulter certaines catégories de personnes comme, par exemple, les managers.