Les niveaux de participation permettent d’identifier le but dans lequel vous faites appel au groupe. Lors de vos réunions, il est important de le mentionner avant de lancer un sujet.
Cela permet à chacun de savoir ce pourquoi il est sollicité :
pour écouter les éléments partagés : information,
pour donner son avis : consultation,
pour réfléchir, imaginer et concevoir ensemble : co-création,
pour décider ensemble : co-décision.
En évitant les incompréhensions et les frustrations, vous permettez aux participants d’adapter leur posture et au groupe de gagner en efficacité.
Information
Il s’agit d’une simple transmission d’informations au groupe. Il n’y a pas de prise de décision en jeu. Ex. : suite au dernier conseil d’administration, certains axes de la stratégie de l’entreprise ont été révisés. En tant que chef d’équipe, il vous tient à cœur de partager ces évolutions avec vos collaborateurs même si vous ne savez pas encore quelle en sera la déclinaison opérationnelle. Lors d’une réunion hebdomadaire, vous leur partagez factuellement la nouvelle, en prenant le soin au préalable de leur préciser qu’à ce stade il s’agit d’une simple information.
Consultation
Le groupe est sollicité pour donner son avis mais il ne prend pas la décision finale. Ce sont une ou plusieurs personnes identifiées qui, nourries des échanges du groupe, prendront seules la décision ensuite. Ex. : suite à l’annonce de la nouvelle stratégie, vous sollicitez votre équipe pour qu’elle vous donne son avis et vous partage ses idées. En début de réunion, vous prévenez vos collaborateurs qu’il s’agit d’une simple consultation pour préparer une autre réunion avec les chefs d’équipe. Toutes leurs idées ne seront pas retenues in fine, mais elles serviront à la réflexion des chefs d’équipe pour décider des actions à mettre en place dans la lignée de la stratégie d’entreprise.
Cocréation
Le groupe est sollicité pour réfléchir, imaginer et concevoir ensemble. Ex. : suite à l’annonce de la nouvelle stratégie adoptée par la direction, vous souhaitez que toute votre équipe s’investisse et s’engage pour imaginer comment la déployer efficacement. L’intention de la rencontre que vous proposez à votre équipe est claire : “nous sommes tous acteurs de l’entreprise et au regard des enjeux, je trouve important que vous preniez part activement à la déclinaison de la stratégie”.
Codécision
Le groupe est sollicité pour prendre une décision ensemble.
Ce niveau de participation peut être sollicité à différents moments :
dans la foulée d’une réunion de co-création, le groupe est sollicité pour faire lui-même les arbitrages, acter certains choix et poser le plan d’action,
plusieurs propositions prédéfinies sont présentées au groupe afin qu’il choisisse la meilleure option à appliquer selon lui.
Annoncer le niveau de participation en amont de la réunion que vous organisez, vous permet de lever toutes ambiguïtés sur vos intentions auprès des invités, limitant ainsi les risques de frustration ou d’incompréhension le jour J.
S’interroger en amont sur le niveau de participation attendu lors d’une réunion permet souvent d’ajuster ou réajuster le casting des personnes invitées.
