Les rôles délégués nous viennent d’Alain Cardon, coach exécutif et coach systémique d’équipes. Le principe consiste à déléguer les responsabilités inhérentes aux réunions de groupe en les répartissant entre différents “rôles”.
Ces rôles permettent de mobiliser pleinement chacun des membres d’une réunion et d’éviter le cumul : organiser la réunion, la conduire, l’animer, prendre les notes, prendre des décisions…
Adaptée à une équipe de taille moyenne qui se réunit régulièrement, cette méthode favorise la co-responsabilité et la dynamique d’équipe tout en développant efficience et meilleure gestion du temps.
Matériel :
- un support de présentation des rôles délégués
- Vous présentez les rôles à déléguer et vous vous assurez qu’ils sont compris par tous
- Vous demandez aux participants qui souhaite endosser quel rôle.
Ex. : un manager peut se porter volontaire pour endosser le rôle de gardien du sens et/ou du cadre
Certains rôles interviennent à des moments précis de la réunion, il est important de conserver un temps même court pour leur permettre d’intervenir.
Facilitateur-rice
- propose un processus de travail, l’anime et l’ajuste au besoin
Pousse-décision
- amène le groupe à décider, à passer à l’action avant de changer de sujet
- prend en note les décisions prises (et éventuellement le contenu des échanges)
Cadenceur-euse
- interpelle le groupe à intervalle régulier (ex : à mi parcours, 30’ et 10’) et avant la fin pour que le groupe est une bonne conscience du temps qui passe et garde la bonne cadence pour chaque séquence de travail
Coach
- s’assure du respect des processus, des rôles et des règles de fonctionnement du groupe (en soutien au facilitateur)
- signale au groupe ce qu’il constate à titre informatif.
- fait un feedback sur le fond, le déroulé de la réunion et la dynamique du groupe dans les 5 dernières minutes
Au-delà de ces quatre fonctions, d’autres rôles peuvent être délégués selon les besoins du groupe :
- l’hôte (dans le cadre de réunions qui se tiennent chaque fois dans des lieux distincts),
- le technicien ou la technicienne (dans le cas d’utilisation d’équipements complexes) ou encore
- le ou la scribe (en soutien à la facilitation dans le cas où il y ait beaucoup de contenu à prendre en note).
- Toutes les personnes qui ont un rôle délégué sont aussi des participants à part entière. Néanmoins, le facilitateur doit, lui, spécifier expressément qu’il parle en tant que participant car en contribuant à la conversation, il sort temporairement de son rôle de facilitateur.
- L’utilisation des rôles délégués est adaptée aux réunions qui sont centrées sur des décisions à prendre. Dans le cas d’une réunion d’information ou de consultation, les rôles délégués n’apportent aucun bénéfice, voire alourdissent la réunion en question.
- Il est possible de tenir un ou plusieurs rôles pendant une rencontre ou bien sur toute une période, si le contexte s’y prête.
Ex.: Etienne est scribe pendant 1 mois, Layla facilitatrice et pousse-décision d’une session, etc.