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Les cinq paramètres
Structurer un temps en intelligence collective
Pratique
Objectifs
Les cinq paramètres sont un outil qui permet de préparer et de cadrer une réunion, un séminaire, un projet, une démarche, en tenant compte de l’ensemble des éléments nécessaires pour mobiliser au mieux l’intelligence collective d’un groupe.
Consignes
Temps à prévoir : 30 minutes à 2 heures
Matériel :
- Un tableau blanc ou un paperboard pour y retranscrire le canevas des cinq paramètres
- De quoi écrire
Étapes clés
Vous invitez les organisateurs à passer en revue les cinq paramètres décrits ci-dessous pour préparer au mieux un temps d’intelligence collective à venir.
On commence en général par le « Pourquoi » et il est recommandé de revenir dessus à chaque étape de votre session de travail, en posant régulièrement la question suivante : « Cette intention est-elle toujours la bonne ou a-t-elle besoin d’être ajustée ou réorientée ? »
Pourquoi ? L’intention
« Pourquoi se mobiliser en intelligence collective ? Où en sommes-nous aujourd’hui et pourquoi avons-nous besoin d’être ensemble ? »
On mobilise un collectif pour répondre à une question complexe.
Pour donner du sens à cette mobilisation, il est important de le formuler sous la forme d’une intention. Celle-ci vient du commanditaire mais elle doit parler à tous, d’où l’importance de la revisiter avec les organisateurs, voire avec les participants au temps d’intelligence collective.
La clarté de l’intention est également au cœur de la réussite d’une mobilisation en intelligence collective. Par « intention », on entend « aspiration », « envie » ou encore « volonté » qui découle d’un constat, du contexte.
Il s’agit donc de définir la recherche du groupe, ce qui motive l’action (son sens, sa direction) et non son objectif (que l’on pourrait aussi appeler résultat ou cible).
Ex. : l’intention d’un séminaire peut être de “réunir les bonnes personnes pour réfléchir à comment ré-inventer le secteur de la construction pour le rendre plus attractif, avec un minimum d’impact pour la planète ?”. Et son objectif de constituer des groupes de travail à ce sujet.
Qui ? Les parties prenantes et les relations
« Qui est concerné de près ou de loin par le sujet ? Qui les organisateurs souhaitent-ils mobiliser pour ce temps d’intelligence collective ? Quelles sont les relations existantes entre les participants et quelle(s) relation(s) les organisateurs souhaitent-ils créer ? Qui sont les facilitateurs et quels sont les liens qu’ils entretiennent avec les participants ? Que faire des absents ? »
La diversité est importante dans ce paramètre : invitez différents métiers, expertises, profils pour ouvrir les perspectives. Des intervenants externes peuvent même être pertinents en fonction du contexte.
Dans un premier temps, le groupe organisateur liste toutes les parties prenantes à prendre en compte.
Avec cette liste en tête, le groupe identifie qui devra être présent lors de la réunion, du séminaire ou des sessions de travail.
Où et quand ? L’espace et le temps
« En quoi l’espace peut-il être utilisé comme un levier pour décadrer, respirer et innover ? »
Des espaces vastes, ouverts, lumineux permettent d’être dans de bonnes conditions pour travailler ensemble et être créatifs.
L’espace physique est une ressource dont chaque recoin doit être exploité :
- localisation,
- aménagement,
- matériel,
- cohérence avec l’intention
La temporalité est également importante. Incitez les organisateurs à répondre aux questions ci-dessous :
- Sur quelle période les participants peuvent-ils travailler ce sujet ?
- À quelle fréquence les participants devraient-ils se rencontrer ?
- Quelle durée pour la/chaque rencontre ?
Quoi ? La récolte
« Avec quoi souhaite-t-on repartir ? Quel est le livrable qui correspond à l’objectif de ce temps en intelligence collective ? »
Chaque séquence d’une rencontre comprend un temps de convergence et un mode de « récolte » adapté au contexte et à l’intention.
Cette récolte est fondamentale car c’est grâce à elle que le groupe s’assurera que :
- tous les éléments importants sont bien partagés,
- il y a alignement quant aux décisions prises.
Le groupe sera alors en mesure de passer à l’action.
La récolte opère à deux niveaux :
- tangible (des idées, une décision, une solution, un plan d’action, etc.) et/ou
- intangible (de la cohésion, de l’entraide, des prises de conscience, etc.).
Sa forme varie en fonction des besoins (garder une trace, partager, etc.) et des méthodes et techniques utilisées :
- cartes heuristiques projetées sur écran ou réalisées sur un tableau,
- facilitation graphique,
- prise de note des échanges,
- photos des travaux réalisés,
- prototypes,
- etc.
Une fois consolidée, la récolte est généralement diffusée aux participants de l’atelier.
Vous pouvez également envisager une diffusion plus large, dans la mesure où cela peut être utile au projet.
Comment ? Le flux
« Quelles techniques, quelles questions inspirantes pour mobiliser le plus le collectif ? Dans quel ordre, pour un enchaînement fluide ? »
Toute démarche en intelligence collective appelle à un questionnement engageant et à des techniques de facilitation adaptées.
Ces techniques, tout comme l’ensemble du processus de mobilisation, reposent sur le diamant de la participation et plus largement sur un design qui prévoit des temps individuels de réflexion, de plénière, en sous-groupe et une vraie convergence.
Trucs et astuces
- La technique des « cinq pourquoi » peut être utile pour clarifier l’intention profonde d’un projet.
- Pour impulser une dynamique collaborative, il est nécessaire que les participants aient connaissance de l’intention de la rencontre en amont, l’idéal étant qu’ils l’aient co-construite.
- Lorsque vous sollicitez les personnes que vous souhaitez mobiliser, donnez-leur envie et transmettez-leur l’intention de façon claire. Pour cela, ayez recours à une invitation qui suscite leur curiosité et booste leur implication.